Politica de confidenţialitate a datelor cu caracter personal (GDPR)

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este entitatea care administrează site-ul documentare.eu („Operatorul”), astfel cum este identificată în secțiunea „Contact”/„Date de identificare” a site-ului. Operatorul stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor și răspunde de conformitatea tuturor operațiunilor de prelucrare cu GDPR.

Pentru orice întrebare legată de prelucrarea datelor dvs. sau pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la adresa de e-mail: documentare.eu@gmail.com.

2. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de modul în care utilizați site-ul și serviciile noastre, putem prelucra următoarele categorii de date:

1.    Date de identificare și contact

o    nume și prenume;

o    adresă de e-mail;

o    număr de telefon;

o    instituția de învățământ / organizația (dacă este cazul).

2.    Date necesare pentru furnizarea serviciilor

o    informații privind lucrarea academică pentru care solicitați asistență (nivel – licență, disertație, doctorat, lucrare de grad etc., domeniu de studiu, temă propusă);

o    instrucțiuni și cerințe formulate de dvs.;

o    documente pe care ni le transmiteți (fișiere Word, PDF etc.).

3.    Date necesare pentru facturare și conformare legală

o    adresă poștală (dacă este necesară pe factură);

o    date de identificare fiscală ale persoanei juridice, dacă este cazul (denumire, CUI etc.);

o    informații privind plățile (sumă, dată, modalitate de plată – fără stocarea datelor complete de card).

4.    Date tehnice de utilizare a site-ului

o    adresa IP;

o    tipul de browser și dispozitiv;

o    identificatori online generați de cookie-uri și tehnologii similare (detaliați în Politica de cookie a site-ului).

Nu solicităm și nu prelucrăm în mod intenționat categorii speciale de date (de ex. date privind sănătatea, opiniile politice, orientarea religioasă etc.), cu excepția situațiilor în care acestea pot rezulta incidental din conținutul documentelor transmise de dvs., caz în care ne limităm strict la utilizarea lor în scopul îndeplinirii serviciilor solicitate.

3. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate numai în măsura în care există un temei legal valid, în conformitate cu art. 6 GDPR.

Prelucrăm datele dvs. pentru următoarele scopuri:

1.    Furnizarea serviciilor de documentare și consultanță academică

o    analizarea solicitărilor primite prin formular sau e-mail;

o    realizarea ofertelor personalizate și comunicarea acestora;

o    desfășurarea efectivă a serviciilor de documentare, structurare, consultanță academică;

o    comunicarea cu dvs. pe tot parcursul colaborării.
Temei legal: executarea contractului sau demersuri la cererea dvs. înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).

2.    Îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului

o    emiterea și arhivarea documentelor financiar-contabile (facturi, chitanțe etc.);

o    respectarea obligațiilor fiscale și de arhivare impuse de legislația în vigoare.
Temei legal: îndeplinirea unei obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

3.    Gestionarea relației cu utilizatorii și securitatea site-ului

o    răspuns la sesizări și solicitări;

o    prevenirea fraudelor și a abuzurilor;

o    asigurarea securității sistemelor informatice.
Temei legal: interesul legitim al Operatorului de a-și proteja activitatea și infrastructura IT și de a asigura buna funcționare a serviciilor (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

4.    Comunicări comerciale (newsletter, oferte, noutăți) – doar dacă optați explicit pentru acest lucru

o    trimiterea de informații despre noi resurse educaționale, articole și servicii;
Temei legal: consimțământul dvs. expres (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR), pe care îl puteți retrage în orice moment.

4. Destinatarii datelor și transferul în afara UE/SEE

Datele dvs. pot fi dezvăluite, strict în limita necesarului, următoarelor categorii de destinatari:

• furnizori de servicii IT (găzduire, mentenanță site, e-mail);
• colaboratori/coautori și consultanți externi implicați în îndeplinirea serviciilor, în baza unor obligații contractuale de confidențialitate;
• furnizori de servicii de contabilitate, facturare sau consultanță juridică;
• autorități publice sau instituții ale statului, atunci când există o obligație legală de comunicare.

Nu vindem și nu cedăm datele dvs. personale unor terți în scop de marketing, fără consimțământul dvs. expres.

În principiu, nu transferăm datele cu caracter personal în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European. Dacă, în mod excepțional, un astfel de transfer ar deveni necesar (de exemplu, prin utilizarea unor servicii de cloud aflate în state terțe), acesta se va realiza numai cu respectarea condițiilor din capitolul V al GDPR (clauze contractuale standard, decizii de adecvare etc.).

5. Durata de stocare a datelor

Păstrăm datele dvs. personale doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau pentru respectarea termenelor legale de arhivare, după cum urmează (orientativ):

• datele legate de contracte și facturare: durata contractului, la care se adaugă termenele prevăzute de legislația fiscală și contabilă (în general 5–10 ani de la încheierea exercițiului financiar);
• corespondența și documentele aferente proiectelor: pe durata colaborării și pentru o perioadă rezonabilă ulterior (de regulă până la împlinirea termenelor de prescripție aplicabile obligațiilor contractuale);
• datele colectate pe baza consimțământului (ex. abonare la newsletter): până la retragerea consimțământului sau până la exercitarea dreptului de opoziție.

După expirarea termenelor relevante, datele vor fi șterse, anonimizate sau păstrate doar în măsura în care o obligație legală ne impune acest lucru.

6. Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu GDPR, beneficiați de următoarele drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal:

1.    Dreptul la informare și acces – dreptul de a primi informații despre prelucrarea datelor și de a obține confirmarea că prelucrăm sau nu datele dvs., precum și acces la acestea.

2.    Dreptul la rectificare – dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.

3.    Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în condițiile prevăzute de art. 17 GDPR, puteți solicita ștergerea datelor atunci când nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate, când vă retrageți consimțământul sau când apreciați că prelucrarea este nelegală.

4.    Dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a solicita limitarea prelucrării în anumite situații (de ex., când contestați exactitatea datelor sau legalitatea prelucrării).

5.    Dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi datele personale pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și de a le transmite altui operator, acolo unde este aplicabil.

6.    Dreptul la opoziție – dreptul de a vă opune, din motive legate de situația dvs. particulară, prelucrării datelor în temeiul interesului legitim, inclusiv profilării; de asemenea, aveți dreptul de a vă opune în orice moment prelucrării datelor în scop de marketing direct.

7.    Dreptul de a nu fi supus unei decizii exclusiv automate – aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată (inclusiv profilare) care produce efecte juridice asupra dvs. sau vă afectează semnificativ. În prezent, documentare.eu NU realizează decizii exclusiv automate cu astfel de efecte.

8.    Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și/sau de a vă adresa instanțelor de judecată competente, dacă apreciați că v-au fost încălcate drepturile.

7. Modalitatea de exercitare a drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus sau pentru orice solicitare legată de modul în care vă prelucrăm datele, ne puteți contacta printr-o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă la:

• e-mail: documentare.eu@gmail.com

În cerere, vă rugăm să precizați, pe cât posibil, dreptul pe care doriți să îl exercitați și informațiile vizate. De asemenea, puteți indica adresa (poștală sau de e-mail) la care doriți să primiți răspunsul.

Înainte de a răspunde cererii dvs., ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea, în măsura în care acest lucru este necesar, pentru a preveni divulgarea de date către persoane neautorizate.

Vom răspunde cererilor dvs. în termenele prevăzute de GDPR, în mod gratuit, cu excepția situațiilor în care cererile sunt vădit nefondate sau excesive (caz în care putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza cererea, conform art. 12 GDPR).

8. Sesizări la autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dvs. încalcă prevederile legale, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, cod poștal 010336, București
Telefon: +4 0318 059 211 / +4 0318 059 212

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Website: www.dataprotection.ro dataprotection.ro

Fără a vă afecta dreptul de a vă adresa în orice moment ANSPDCP, vă încurajăm ca, înainte de a formula o plângere, să ne contactați direct. Vom depune toate eforturile rezonabile pentru a soluționa pe cale amiabilă orice neînțelegere sau problemă privind prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.

9. Securitatea datelor

Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscurilor asociate prelucrării datelor (de exemplu: limitarea accesului la date în funcție de necesități, utilizarea de parole, criptare sau pseudonimizare acolo unde este cazul, backup regulat, actualizarea sistemelor).

Cu toate acestea, nicio transmisie de date prin internet sau sistem de stocare electronică nu poate fi garantată ca fiind 100% sigură. În măsura permisă de lege, ne asumăm obligația de mijloace rezonabile, nu o obligație de rezultat absolut.

 10. Relația cu politica de cookie și alte documente

Această Politică de confidențialitate se completează cu Politica de cookie a site-ului documentare.eu, în care sunt detaliate tipurile de cookie-uri utilizate, scopurile acestora și opțiunile dvs. de control. Prelucrarea datelor personale prin intermediul cookie-urilor se face, după caz, în baza consimțământului dvs. sau a interesului legitim al Operatorului, conform legislației aplicabile.

11. Actualizarea politicii de confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic prezenta Politică de confidențialitate, pentru a reflecta modificări legislative, recomandări ale autorității de supraveghere sau schimbări în modul de funcționare a site-ului și serviciilor noastre.

Orice versiune actualizată va fi publicată pe site și va fi aplicabilă de la data afișării. Vă recomandăm să verificați periodic conținutul acestei pagini pentru a fi la curent cu modul în care vă sunt prelucrate datele.